Кассовый отчет используется для контроля за денежными средствами в кассах магазина. Все хозяйственные операции, которые изменяют сумму денежных средств в кассе за выбранный период перечислены в этом отчете. В отчете указаны суммы денежных средств в кассе на начало периода и на конец отчетного периода, а также сумма поступивших и выплаченных денежных средств за отчетный период.

Для формирования отчета пользователь должен выбрать в главном меню программы пункты «Отчеты->Кассовый отчет». На экране монитора появится форма настроек отчета.

Отчетный период.

Пользователь может построить отчет на текущую дату. Эта настройка используется по умолчанию. В режиме «за сегодняшний день» пользователю недоступен выбор дат начала и конца формирования отчета. Пользователь может сформировать отчет за произвольный период. Для этого пользователю надо выбрать настройку «за период» и указать дату начала и конца отчетного периода.

Отчетные кассы.

Пользователь может сформировать отчет по всем кассам магазина и отчет по выбранным кассам. Если пользователь не выбрал ни одну из касс магазина, то программа не сможет сформировать отчет. Для формирования отчета по одной кассе пользователю требуется снять галочки со всех остальных касс, перечисленных в списке касс. Кнопка «выбрать все» выбирает все кассы в списке для формирования отчета. Кнопка «Снять выбор» снимает выбор со всех касс и после нажатия на эту кнопку пользователь должен выбрать хотя бы одну кассу для формирования отчета.

После настройки параметров отчета пользователь должен нажать на кнопку «Показать» для начала формирования отчета. После этого программа начинает формировать отчет и выводит отчет на экран. Отчет может состоять из одной или более страниц. Если сформирован пустой отчет, то программа не показывает его, а информирует пользователя о том, что за выбранный пользователем период никаких денежных операций в кассах не производилось.

Структура отчета.

Кассовый отчет содержит один или несколько разделов. Каждый раздел является кассовым отчетом по одной кассе. Если пользователь выбрал построение отчета только по одной кассе, то отчет будет содержать единственный раздел.

Заголовок отчета. Раздел отчета в начинается с заголовка, в котором указано, для какой кассы сформирован  этот раздел отчета и за какой период отобраны денежные операции для формирования отчета. Далее следует указание о том, какая сумма денег содержалась в кассе на начало периода. Так как отчет строится по датам без учета времени, то отчет будет содержать все операции за выбранную дату с 00-00 до 24-00 часов. Поэтому, остаток в кассе на начало отчетного периода показывает, какая сумма денег находилась в кассе на 00-00 часов даты начала формирования отчета.

Табличная часть. За заголовком отчета начинается табличная часть отчета. Табличная часть отчета содержит следующие колонки:

  • Номер операции. Порядковый номер операции в списке денежных операций.
  • Дата совершения операции. Календарная дата совершения денежной операции.
  • Содержание операции. Статья расходов/доходов, которая определяет, за что были выплачены деньги или за что деньги были получены. В этой же ячейке указан плательщик или получатель денежных средств.
  • Сумма поступивших денег в кассу. Указана сумма поступивших в кассу денег. Если в этой строке указана операция выплаты, то эта ячейка остается незаполненной.
  • Сумма выплаченных денег из кассы. Указана сумма выплаченных денежных средств. Если в этой строке указана операция поступления денег, то эта ячейка остается незаполненной.

Табличная часть состоит из разделов. Каждый раздел соответствует рабочему дню кассы. По окончании раздела имеется запись о сумме денег в кассе на конец рабочего дня. Эта же сумма является суммой входящего сальдо на начало следующего дня.

В итоговой части отчета содержится сумма денег, которая должна быть в кассе на конец дня конца отчетного периода.