Денежный учет и денежные документы.

Учет денег в продуктовом магазине преследует цели сохранения и эффективного управления денежными потоками магазина.

Контроль за сохранностью денежных средств.

Это простая и очевидная цель. Для недопущения кражи денежных средств, в магазине необходимо организовать строгий учет денежных средств. Если пренебрегать ведением строгого учета, то обеспечить сохранность денежных средств будет невозможно. Даже если доступ к деньгам имеют только свои, «проверенные товарищи»… Даже в этом случае тщательный учет денежных средств, в продуктовом магазине, абсолютно необходим. Для того, чтобы стать успешным предпринимателем, пожалуйста, следуйте следующим советам. Если Вы хотите обеспечить сохранность денежных средств, то относитесь к самому себе так, словно являетесь нанятым сотрудником, а не владельцем магазина. Всегда досконально отчитывайтесь о понесенных затратах. Аккуратно и своевременно ведите документацию. Ежедневно проводите инвентаризацию денежных средств в кассах и на расчетных счетах. Данные учета и фактическое наличие денег в местах их хранения должны совпадать всегда и без исключений. Пользуйтесь для облегчения учета денежных средств магазина программой Точка.Документы.Прилавок.

Анализ и планирование расходов, контроль за оборотными средствами магазина.

Эффективное использование ресурсов – залог успешной экономической деятельности. Главным ресурсом любого бизнеса являются денежные средства. И от того, насколько эффективно Вы будете тратить деньги, ровно настолько эффективным будет Ваша торговля. И здесь никак не обойтись без анализа и планирования. Для анализа потребуется вести учет денежных затрат по статьям затрат. В программе Точка.Документы.Прилавок для этих целей служит справочник статей затрат. В справочнике не должно быть слишком много статей, чтобы учет не был запутанным. И не должно быть слишком малое количество статей, для того, чтобы учет не был слишком упрошенным. В программе Точка.Документы.Прилавок имеется готовый и оптимальный список статей затрат, специально подготовленный для продуктового магазина. Важнейшей частью оборотных средств в магазине являются свободные денежные средства. Именно они позволяют осуществлять закупку товаров и прочие траты. Так как пополнение товарного запаса происходит в продуктовом магазине в ежедневном режиме, то крайне важным для магазина является наличие достаточного количества свободных денежных средств для расчетов с поставщиками.

Расчет прибыли.

Программа Точка.Документы.Прилавок делает процесс расчета прибыли полностью автоматическим. Прибыль в продуктовом магазине можно вычислять разными способами. Это зависит от того, сколько Ваших средств Вы готовы потратить на вычисления. Классическая схема расчета прибыли предполагает партионный товарный учет. Однако, для ведения подобного учета требуются дополнительные трудозатраты, связанные с  раздельным хранением различных партий товара и ведением партионного учета. В условиях небольшого магазина подобные трудозатраты недопустимо увеличивают расходы магазина. Поэтому в программе Точка.Документы.Прилавок предлагается упрощенная схема псевдо-партионного учета. Такая схема, в отличии от классической, дает незначительную погрешность в расчетах. Важно понимать, что величина прибыли является оценочной характеристикой деятельности продуктового магазина. И как оценочная характеристика, она не требует идеальной точности вычислений. Нет особенной разницы в том, что вычисленная  прибыль магазина за период составила, например: 96 или 95 тысяч рублей. При расчете прибыли гораздо важнее знать порядок числа, а не его точное значение. Для эффективной работы магазина гораздо важнее для владельца ежедневно знать величину, структуру и динамику оборотных средств магазина.

Структура учета денег в продуктовом магазине.

Общая система учета денег в продуктовом магазине состоит из двух подсистем, для наличных и для безналичных денег. Эти денежные подсистемы относительно изолированы друг от друга. Движение денег между подсистемами в программе Точка.Документы.Прилавок специально не предусмотрено. В том случае, если дать возможность свободно двигать деньги между этими двумя подсистемами, то это значительно усложнит схему денежных потоков в магазине и откроет множество возможностей для неконтролируемых утечек денежных средств. Однако, перемещать денежные средства между наличной системой и безналичной необходимо. Для этой цели рекомендуется создать отдельного и единственного сотрудника в справочнике сотрудников. И оформлять на этого сотрудника все операции, связанные со снятием денег с расчетного счета и пополнением расчетных счетов магазина. В таком случае, контролируя одного сотрудника, Вы всегда сможете надежно контролировать перемещение денег между расчетными счетами и кассами Вашего магазина.

Движение наличных денег.

В первой подсистеме происходит движение наличных денежных средств. Местами хранения денег  в подсистеме наличного обращения являются кассы.  В магазине имеется два вида касс.

Первый вид – это расчетная касса, состоящая из места хранения денег. В качестве места хранения денег обычно используется сейф. Ключи от сейфа имеются у уполномоченного сотрудника, выполняющего роль кассира. Иногда, в больших магазинах, на должность кассира принимается специальный человек. В таких случаях, все расчеты, кроме расчетов с покупателями в торговых отделах необходимо категорически запретить. В маленьких магазинах должность кассира по расчетам может быть совмещена с должностью товароведа или управляющего магазином. Функциями расчетной кассы являются: инкассация денег из торговых отделов, расчеты с поставщиками товаров, выплата заработной платы, выдача денег на различные нужды магазина.

Второй вид – это кассовый аппарат в торговом отделе. Здесь происходят расчеты с покупателями. В маленьких магазинах или продуктовых павильонах и киосках в этом месте могут происходить и расчеты с поставщиками. Но совмещать должность кассира по расчетам с поставщиками и продавца в торговом отделе категорически не рекомендуется. Главной и в идеале единственной функцией кассового места является функция приема денег от покупателей за проданный товар и хранение этих денег в течении дневной рабочей смены.

В кассах могут быть выполнены следующие операции: поступление денег в кассу, выплата денег из кассы, передача денег из одной кассы в другую, инвентаризация кассы, фиксация дневной выручки.

Движение безналичных денег.

Во второй подсистеме происходит движение безналичных денежных средств. Магазин может использовать множество способов хранения безналичных денег. Электронные кошельки, кредитные и расчетные карты, мобильные счета и т.д. Но, чтобы не использовал магазин, это всегда или расчетный  счет в банке, или способ расчетов, который, в соответствии с действующим законодательством, не должен использовать предприниматель или юридическое лицо.  Поэтому в дальнейшем, в тексте мы будем считать, что есть только один тип места хранения денежных средств, которыми может пользоваться магазин – это расчетный счет в банке.

Для расчетных счетов могут быть выполнены следующие операции: внесение наличных денег на счет, снятие наличных денег со счета, перечисление  на счет контрагента, зачисление от контрагента денежной суммы на счет магазина, корректировка счета.

Для эффективного контроля за денежными средствами магазина не обязательно контролировать каждую операцию. Хотя, если магазин маленький, то даже это не составит труда. Но все-таки, для надежного контроля достаточно только контролировать несколько принципиальных моментов в работе финансовой системы магазина.

Контроль за тратами по статьям расходов.

Для надежного контроля за тратами магазина не обязательно контролировать закупку каждый раз шариковых ручек или канцелярских скрепок. Вам достаточно назначить ответственного за статью расходов канцелярские товары, и контролировать общую месячную сумму, которая тратится по этой статье. Обычно, у всех продуктовых магазинов  примерно одинаковые траты. В программе Точка.Документы.Прилавок имеется готовый, оптимальный для продуктового магазина, список статей расходов в справочнике статей затрат.  Вам понадобится некоторое время для того, чтобы установить сколько денег требуется магазину для каждой статьи затрат ежемесячно. Но в последующем, когда Вы будете знать эту сумму, Вы сможете ослабить контроль и переложить ответственность за траты по статьям на сотрудников. Но до тех пор, пока Вы не будете уверены, сколько нужно Вашему магазину тратить на упаковочный материал, на канцелярские товары, на мыло и чистящие средства, Вам следует интересоваться этими вещами очень тщательно. В программе Точка.Документы.Прилавок имеется специальный отчет «Структура расходов/доходов» для контроля за тратами по статьям затрат. Этот отчет позволит контролировать все расходы. В отчете отображаются абсолютно все действия с деньгами. Контроль за статьями затрат позволяет контролировать нецелевое использование денежных ресурсов магазина.

Контроль за соответствием данных документального учета и фактического состояния денежной массы по местам хранения. Для контроля за сохранностью денежных средств в местах хранения требуется периодически контролировать, чтобы сумма денег на начало или конец дня совпадала с данными документального учета. Нет смысла оформлять документально ежедневные инвентаризации денежных сумм в кассах. Достаточно делать документальное оформление один раз в неделю. При проведении документально-оформляемой инвентаризации  нужно обязательно сохранять бумажную копию документа. При таких условиях документальные манипуляции с целью хищения денежных средств задним числом будут невозможны.

Контроль за выручками в отделах.

Владелец магазина должен постоянно контролировать суммы выручки в торговых отделах. Продуктовый магазин формата «у дома» характеризуется тем, что имеет потолок по доходам в связи с тем, что клиентская база ограничена. Обычно, при достижении потолка руководство магазина «успокаивается» и перестает контролировать  суммы выручек в отделах. При этом незамедлительно возникает ситуация снижения выручки. И эта негативная ситуация, как правила, остается без внимания. Для обеспечения высокой конкурентоспособности Вашего бизнеса, выручки в торговых отделах необходимо контролировать в ежедневном режиме. И также в ежедневном режиме необходимо разбираться с причинами изменения суммы выручек.

Контроль за конвертацией наличных и безналичных денег.

Контроль за движением из области наличных денег в область безналичных денег и наоборот. Слабым местом учетной системы продуктового магазина является момент перемещения денег между кассами магазина и его расчетными счетами. Денежная сумма легко может быть потеряна, если оставить без контроля процесс движения денег между зонами наличного и безналичного расчета.

Итак, с помощью контроля за статьями затрат , регулярных инвентаризаций, контроля за выручками в торговых отделах и контролем за перемещением денег между зонами наличного и безналичного расчета в продуктовом магазине можно уверено утверждать, что все денежные средства магазина находятся под строгим контролем.