Внедрение программы в продуктовый магазин пользователю требует решения нескольких важных и трудоемких задач. Если магазин ещё не открылся, то внедрение программы становится намного легче. Но в любом случае следует придерживаться оптимальной стратегии внедрения для снижения трудовых затрат. В любом случае Вам нужно внимательно отнестись к процедуре первого запуска программы. В момент первого запуска программа предлагает выполнить начальные настройки.

 

Предварительные действия.

  1. Обучение оператора работе с программой. Это важный этап внедрения, которому обычно уделяется недостаточно внимания. Для программы существуют обучающие ролики. Обучаемый персонал может посмотреть, как опытный пользователь выполняет операции и научиться выполнять работу быстро и правильно.
  2. Ценовая политика. Вам следует обсудить с товароведом ценовую политику магазина и сделать соответствующие настройки в программе. Для этого откройте справочник групп товаров. Пройдите по списку групп и для каждой группы товаров задайте % наценки. % наценки можно задать, используя контекстное меню товарной группы.
  3. Обучение работе с программой продавцов. Самой программы материально-ответственные лица касаться не будут и не должны. Но работать с документами, которые формирует программа должен уметь каждый продавец. Поэтому нужно провести обучение и среди продавцов. Суть обучения сводится к тому, что продавцам объясняется общая технология работы с материальной ответственностью по документам, печатаемым программой и поясняется роль каждого документа. В результате этого обучения продавец должен уяснить, что в течении рабочей недели продавцы должны сверять все первичные документы, выданные им оператором, с фактически принятым товаром. А во время инвентаризации вместо рукописных инвентаризационных ведомостей заполнять предстоит распечатанные программой инвентаризационные ведомости. Очень важно дать ознакомиться с ними заранее и хорошо будет даже провести тренировку, чтобы люди привыкли к новой форме отчетности.
  4. Начальное сальдо в денежных хранилищах. В настоящий момент в кассах магазина и на расчетных счетах может храниться некоторая сумма денег. Для правильного учета нужно синхронизировать данные компьютерного учета и фактические данные. Но как делать эту синхронизацию, зависит от того, работает ли уже Ваш магазин или только начинает свою деятельность. Ниже буду рассмотрены отдельно подобные случаи.
  5. Начальное сальдо задолженности перед поставщиками. Аналогично как и в случае с сальдо по кассам и расчетным счетам, нужно д5ействовать по разному в зависимости от того, работает магазин или только начинает. Также как и в предыдущем пункте ниже рассмотрим отдельно действия пользователя для работающего и открывающегося магазина.
  6. Начальные товарные остатки. Если магазин еще не работает, то начальных остатков товара у него нет. Весь товар завозится в магазин только сейчас. Если же внедряем программу в уже работающий магазин, то сначала нужно ввести начальные товарные остатки в отделах.

Если магазин только начинает работу.

Если Ваш магазин только открывается, то Вам нужно сразу начинать ввод закупочных накладных и следить за правильностью расчетов с поставщиками остатками денег в кассах и на расчетных счетах.  Поэтому, первым делом требуется ввести остатки денег в кассах и на расчетных счетах и только потом начинать вводить оплаты так, чтобы после каждой операции программа показывала актуальные остатки.

Если магазин уже работает.

Если Ваш магазин уже работает, то следует особое внимание уделить освоению работы с программой. Оператор должен уверенно чувствовать себя в работе с программой. Для этого понадобится период обучения. Обучение можно считать успешно проведенным в том случае, если оператор может ввести накладную с 10 товарными позициями (из которых 5 товарных позиций являются новыми) за 5 минут. После того, как оператор будет достаточно подготовлен ко вводу данных, следует ввести товарные остатки после очередной инвентаризации в магазине.  В течении одной рабочей недели оператор должен ввести результаты инвентаризации и все первичные документы за эту неделю. Так, чтобы  следующую, очередную инвентаризацию можно было провести по распечатанным программой инвентаризационным ведомостям. Далее проводится инвентаризация и с помощью документов: корректировка счета и инвентаризация кассы выставить правильные текущие остатки денежных средств в кассах и на расчетных счетах. Начиная с того момента, как остатки на расчетных счетах будут выставлены, следует немедленно выставить правильные сальдо задолженности перед поставщиками. После того, как остатки всех товарно-денежных ценностей будут зафиксированы в программе, можно сказать, что программа была успешно внедрена для учета товарно-денежных ценностей магазина.